HHF´s   Samlingspolicy

Ansvaret för de samlingar Härnevi Hembygdsförening förfogar över är att betrakta som ett långsiktigt åtagande. Samlingar skall bevaras och brukas på ett korrekt och ansvarsfullt sätt. I bevarandet ligger förvarning och vård av insamlade föremål. I brukandet inryms begreppen kunskapsuppbyggnad och tillgängliggörande. För att på ett bra sätt leva upp till vårt åtagande fordras tydliga rutiner samlade i ett styrande dokument (policy). Föreningen har därför sammanställt denna policy som omfattar insamling, dokumentation och gallring av föremål, skrivna dokument, arkivalier, fotografier, film, inspelat ljud, digitaliserad information eller därmed jämförligt material. I föreningens styrelse finns en föremålsgrupp som tar upp frågor om gåvor, insamling, vård och exponering av föremål. Denna grupp förbereder ärenden åt styrelsen, som tar slutgiltigt beslut i föremål och förvärvsfrågor. Beslut om innehåll, fastställande och uppdatering av denna policy tas av föreningens styrelse (årsmöte).

Policy
Samlingarnas innehåll speglar det som föreningen vill berätta och förmedla nu och i framtiden. Det är av vikt att föreningen är den aktiva parten i samlandet, genom att bestämma vad som ska samlas. Föreningen bör inte vara en passiv mottagare som bara tar emot sådant som råkar erbjudas. Insamling och dokumentation omfattar inte endast föremål. Det kan även gälla bilder, ljud, film, video, dokument, muntliga intervjuer och skrivna berättelser mm. Föremålen skall ha anknytning till Härnevi socken och ha ett historiskt eller pedagogiskt värde. Föremålen bör vara typiska för området, tidsperiod eller verksamhetsområdet. Det bör finnas en proveniens till föremålet, d. v. s. fakta om vem som har brukat det, när eller i vilket sammanhang det har använts och liknande uppgifter. Det är även av intresse om det finns foton eller annan dokumentation med anknytning till föremålet och dess tidigare användning. Föreningen skall inte ta emot föremål där givaren ställer speciella krav eller förbehåll.
Depositioner bör man som regel alltid tacka nej till.
En deposition innebär att HHBF är skyldig att vårda och förvara ett föremål som inte är HHBF, och som ägaren (eller hans/hennes arvingar) när som helst kan kräva tillbaka.

Frågor som skall ställas vid insamling och förvärv är: (formulär)
Vem/vilka ägde föremålet, vad vet ägaren om denna person/er?  Benämning
Kan givaren tänka sig att skriva om föremålet och dess historia?
Finns det någon speciell episod att berätta, har föremålet betytt något för givaren eller någon den känner?
Finns det fotografier eller nertecknade historier om föremålet?
Beskrivning; mått, material, färg, form, struktur, dekor, yta, utmärkande saker, mm.
Tillverkningsteknik, skick och grad av helhet
Proveniens, källa, placering, bevarandekrav (Vård och konservering)

Följande rutiner gäller vid förvärv.
Vid förvärv av föremål skall alltid ett gåvobrev ifyllas och undertecknas av såväl överlåtaren som representant för mottagaren.
Godkännande för utlämnande av info och bilder på tex hemsida och försäljning av bilder görs samtidigt vid förvärvstillfället.
Bedömning om föremålet skall accedering (tillföras samlingen) eller bli rekvisita.
(Rekvisita kan användas, brukas och förslitas i t.ex. pedagogiskt syfte)
Uppmärkning av föremålet samt placering. Fotografering. Vård och konservering
Skadedjurkontroll mm.

Blanketter för detta finns tillgängliga på Sveriges Hembygdsförbunds hemsida.

http://www.hembygd.se/wp-content/uploads/2013/10/gavobrev-foremal.pdf